Privacyverklaring de Caritas Betuwe West/Protocol voor leden van het bestuur en leden van de werkgroep

Wanneer personen (voor het eerst) contact opnemen met de Caritas Betuwe West informeren wij hen over hoe de Caritas Betuwe West omgaat met persoonsgegevens. Wij willen zorgvuldig omgaan met de informatie die vertrouwelijk met ons wordt gedeeld. Ook staat hieronder hoe we omgaan met de informatie over een lid van het bestuur en van een een werkgroep. Hoe wij dit doen en welke rechten het betreft, leest u in deze privacyverklaring.

Het Algemeen Reglement bescherming persoonsgegevens PCI H.Suitbertus werknaam Betuwe West is leidend. Deze is op de site van Caritas Betuwe West te vinden.

  1. Heeft u vragen over hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens dan kunt u altijd contact opnemen met de secretaris van het bestuur van Caritas Betuwe West. Hieronder leest u wie wij zijn en hoe u ons kunt bereiken. Naam: G.H.M. Kroeze-Reijtenbagh, E-mail:ghmkr51@gmail.com
  2. Welke persoonsgegevens worden verwerkt door de Caritas Betuwe West?
    •   In de administratie van de betreffende werkgroep staan persoonsgegevens over de klanten die met de Caritas Betuwe West contact opnemen. De werkgroep legt deze persoonsgegevens vast in bestanden, zoals bijvoorbeeld de naam, het adres, het emailadres, geboorteplaats, geboortedatum en/of telefoonnummer. De werkgroep bepaalt wie als beheerder verantwoordelijk is.
    •   In het bestand met contactgegevens bewaart de werkgroep de contactgegevens van de klant om de klant te kunnen bereiken over hun aanvraag,
    •   In het financiële bestand staan bepaalde financiële gegevens of inkomensgegevens over de persoonlijke situatie van de klant. Dit kan zijn een rekeningnummer of een bankafschrift.
    •   Wij publiceren nooit zonder toestemming de naam of een foto van iemand die zich met een hulpvraag tot de Caritas Betuwe West richt.
    •   In de administratie van het bestuur van de Caritas Betuwe West staan de persoonsgegevens en andere gegevens die noodzakelijk zijn om als lid van een werkgroep aangesteld te worden. De secretaris is de beheerder.
    •   Wij publiceren nooit zonder toestemming de naam of een foto van een lid van het bestuur van de Caritas Betuwe West of een lid van een werkgroep.
    •   Het Caritas Beraad gebruikt alleen persoonsgegevens van een lid van een werkgroep die verstrekt zijn door de secretaris van het bestuur van de Caritas Betuwe West.
  3. Waarom verwerkt de Caritas Betuwe West persoonsgegevens ?
    •   Om klanten op een zorgvuldige manier te helpen bij hun vraag aan de Caritas BetuweWest. Om een beoordeling van de vraag te maken worden persoonsgegevens verzameld en bewaard. Persoonsgegevens worden verzameld om de aanvraag te beoordelen en bewaard om een goede administratie bij te houden en eventueel misbruik van aanvragen te registreren;
    •   De Caritas Betuwe West verwerkt financiële gegevens en contactgegevens van klanten om te registeren welke betalingen door de Caritas Betuwe West worden gedaan en welke betalingen door de Caritas Betuwe West worden ontvangen;
    •   Het Caritas Beraad gebruikt de persoonsgegevens van leden van een werkgroep om hun werkzaamheden uit te kunnen voeren. Persoonsgegevens van klanten worden

nooit verstrekt zonder toestemming, ook al is het belangrijk om in een Caritas Beraad

vergadering een casus te bespreken.

  •   Om te kunnen voldoen aan de administratieve verplichtingen die de Rooms-Katholieke Kerk stelt;
  •   Om te dienen als bron voor historische, statistische of wetenschappelijkedoeleinden.

4. Wat zijn de rechtsgronden voor de gegevensverwerking door de Caritas Betuwe West?

  •   Het gerechtvaardigde belang van de Caritas Betuwe West bij:
    a) het instandhouden van een doelmatige organisatie van de Caritas BetuweWest;
    b) het onderhouden van contact met betrokkenen en c) het uitoefenen van haar opdracht.
  •   De uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is;
  •   De nakoming van een wettelijke verplichting ;
  •   De toestemming die de betrokkene heeft verleend op verzoek van de Caritas BetuweWest. 5. Bewaartermijn
    •   De persoonsgegevens van klanten opgeslagen in andere bestanden worden niet langer bewaard dan 2 jaar. Financiële gegevens en financiële administraties worden maximaal 7 jaar bewaard. Met toestemming van de betrokkene mag de Caritas Betuwe West persoonsgegevens langer bewaren.
    •   De persoonsgegevens van leden van het bestuur en leden van de werkgroepen worden niet langer bewaard dan 2 jaar na het moment van het beëindigen van de werkzaamheden voor de Caritas Betuwe West.

6. Verstrekking van persoonsgegevens aan derden

  •   Persoonsgegevens van klanten worden alleen verstrekt aan leden van debetreffende Caritas Betuwe West werkgroep (Privacy reglement art 8.pt 3). Dit houdt in dat in verslagen van de werkgroep aan andere werkgroepen geen namen van de klanten worden weergegeven. Klanten kunnen op een aparte lijst geregistreerd worden en andere werkgroepen kunnen deze lijst raadplegen om te controleren of de aanvraag van een klant bij hen rechtmatig is. Dit geldt ook voor het bestuur.
  •   In alle andere gevallen worden persoonsgegevens van klanten alleen met toestemming van betrokkenen aan een andere instelling verstrekt.
  •   Persoonsgegevens van klanten worden zonder toestemming van betrokkene aan een andere instelling verstrekt als de Caritas Betuwe West hiertoe verplicht is op grond van de wet.
  •   Persoonsgegevens van de leden van het bestuur en van leden van de werkgroepen worden alleen verstrekt aan leden van de andere werkgroepen, het Caritas Beraad en aan het bestuur van de Caritas Betuwe West.
  •   Het bestuur van de Caritas Betuwe West kan persoonsgegevens van een lid van de werkgroep aan externen die opgenomen zijn op de sociale kaart of Regionale Contacten verstrekken als dit noodzakelijk is om een klant te bedienen of de werkzaamheden van de Caritas Betuwe West te bevorderen. Vanuit de rol van bestuurslid PR en Communicatie van het bestuur van de Caritas Betuwe West kan dit

bestuurslid persoonsgegevens van leden van de werkgroep aan derden sturen in het

kader van relatiebeheer. Hij/zij is dan de beheerder.

  1. Beveiliging van de opgeslagen persoonsgegevens De beveiligde toegang tot het persoonsgegevens is beperkt tot de leden van de werkgroep en het bestuur van de Caritas Betuwe West of door hen aangestelde personen. Andere personen hebben geen toegang. De Caritas Betuwe West heeft op organisatorisch en technisch vlak maatregelen genomen om de persoonsgegevens die zij beheert te beveiligen.
  2. Recht op inzage, correctie en verwijdering van persoonsgegevens
    •   Iedere betrokkene heeft recht op inzage in de over hem/haar opgeslagenpersoonsgegevens.
    •   Als een klant of een lid van een werkgroep een fout aantreft, kan deze persoon dezefout doorgeven aan de secretaris van de Caritas Betuwe West
    •   Als de Caritas Betuwe West persoonsgegevens van een lid van de werkgroep of eenklant heeft, zonder een juiste grondslag of de gegevens onrechtmatig verwerkt kan betrokkenen de secretaris van de Caritas Betuwe West verzoeken de persoonsgegevens te verwijderen.
    •   De Caritas Betuwe West behandelt deze verzoek volgens de regels van het Nederlands Recht.
    •   De contactgegevens van de secretaris van het bestuur van de Caritas Betuwe West vindt u bovenaan de privacyverklaring.9. Datalek
    •   Een datalek is een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatigewijze leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte persoonsgegevens.
    •   Mocht dit gebeuren, dan meldt u het beveiligingsincident en/of datalek aan de secretaris van het bestuur van de CaritasBetuwe West die het registreert.
    •   Deze secretaris meldt dit vervolgens bij de AVG-contactpersoon van het bisdom Utrecht
    •   Binnen de Caritas Betuwe West analyseert het bestuur wat er is gebeurd, handelt ter voorkoming van erger en trekt er lessen uit om procedures aan te passen10. Klachtrecht
    •   Heeft een lid van een werkgroep of een klant een klacht over hoe de Caritas BetuweWest met uw persoonsgegevens omgaat? Dan kan betrokken dit melden aan deCaritas Betuwe West. De contactgegevens staan bovenaan deze privacyverklaring.
    •   De betrokkene krijgt schriftelijk bericht over het resultaat van het ingediendeverzoek of de ingediende klacht.
    •   Indien het bestuur van de Caritas Betuwe West het verzoek of de klacht niet ofslechts gedeeltelijk honoreert kan de betrokkene als deze dit wil een klacht richten aan de Autoriteit Persoonsgegevens:Autoriteit Persoonsgegevens, T.a.v. de klachtencoördinator Postbus 93374, 2509 AJ DEN HAAG